Garage starten: welke administratie heb je nodig?

Van plan naar eigen garage in 2 weken

Je gaat een eigen garage starten. Misschien als ZZP-monteur, misschien een werkplaats met 2-3 medewerkers. Dan komt er ineens een berg administratie kijken: KvK, BTW, verzekeringen, software, banking. Waar begin je?

Dit is een complete checklist met alles wat je nodig hebt om binnen 2 weken legaal en operationeel je eerste klant aan te kunnen.

Week 1 — De juridische en financiële basis

Stap 1 — KvK inschrijving (~€80, 1 dag)

Maak een afspraak bij de Kamer van Koophandel. Neem mee:

• Geldig legitimatiebewijs
• Adres van je werkplaats (kan ook thuisadres zijn voor ZZP)
• Naam van je bedrijf

Kies tussen:

99% van de kleine garages: eenmanszaak.

Stap 2 — BTW-nummer aanvragen (gratis, ~1-2 weken)

Krijg je automatisch na KvK-inschrijving. De Belastingdienst stuurt je BTW-nummer per post.

Wacht hier het liefst even mee voor je je eerste facturen verstuurt, anders moet je ze later corrigeren met het juiste BTW-nummer. Heb je haast? Vermeld op je factuur dat het BTW-nummer is aangevraagd.

Stap 3 — Zakelijke bankrekening (€5-€15/mnd)

Open een aparte zakelijke rekening. Niet je privérekening gebruiken, dat geeft alleen maar ellende met de BTW.

Voor garages: bunq, Knab, ING Zakelijk, Rabobank Zakelijk. Allemaal prima. Goedkoopste: bunq Pro vanaf €5/mnd.

Stap 4 — Verzekeringen regelen

Voor een garagebedrijf zijn deze verzekeringen relevant:

Tip: vergelijk via Independer of een onafhankelijke verzekeringsadviseur. Brancheorganisatie BOVAG biedt soms gunstigere tarieven voor leden.

Stap 5 — Btw-nummer + KvK op je documenten

Op alle facturen moet komen:

• Bedrijfsnaam
• Adres
• KvK-nummer
• BTW-nummer (zodra je het hebt)
• IBAN voor betalingen

Sla deze gegevens op zodat je ze niet elke keer hoeft op te zoeken.

Week 2 — Werkplek en software klaar maken

Stap 6 — Garage software kiezen (1 uur onderzoek + 30 min setup)

Wacht hier niet mee. Je eerste 5 klanten in een Excel zetten en later overstappen is dubbel werk. Begin meteen met software.

Wat je nodig hebt:

Wat je nog niet nodig hebt:

Voor een kleine werkplaats: Garazo (€39/mnd) of een vergelijkbaar pakket dat past bij het aantal gebruikers en de functies die je nodig hebt.

Stap 7 — Boekhouder kiezen (€60-€150/mnd)

Niet verplicht voor eenmanszaak, wel slim. Je boekhouder doet:

• Kwartaal BTW-aangifte
• Jaarrekening
• Inkomstenbelasting

Voor een ZZP-monteur: ~€60-€80 per maand. Voor een kleine werkplaats met paar medewerkers: ~€100-€150 per maand.

Tip: kies een boekhouder die werkt met dezelfde software-ecosysteem als jij, of die exports kan inlezen.

Stap 8 — Bedrijfsnaam + huisstijl (€100-€500)

Niet zo belangrijk als je denkt. Begin met:

• Logo (Fiverr €30, of zelf in Canva)
• Briefpapier-template in Word (gratis)
• E-mail signatuur

Later kun je investeren in professionelere branding zodra je weet dat je bedrijf gaat lopen.

Stap 9 — Website (optioneel maar aan te raden)

Voor een ZZP-monteur: Google My Business profiel is genoeg om gevonden te worden.

Voor een werkplaats: simpele website (€20/mnd via Webador, Squarespace) met:

• Wat je doet (algemeen onderhoud, APK, banden, etc.)
• Adres + openingstijden
• Telefoonnummer + e-mail
• "Maak afspraak" knop

Niet meer dan 1 dag aan besteden.

Stap 10 — Eerste klant aannemen

Klant komt binnen → werkorder aanmaken → werk uitvoeren → factuur sturen → klant betaalt online → APK-reminder geactiveerd voor over een jaar.

Vanaf hier: schaalbaar.

Eerste-jaar valkuilen

Valkuil 1 — Te laat factureren

Werk gedaan op maandag, factuur op vrijdag. Klant heeft het al vergeten, betaalt later. Begin meteen met dag-factureren.

Valkuil 2 — Niets opzij zetten voor BTW

Elke factuur is 21% BTW. Aan einde van het kwartaal moet je dat afdragen. Zet 21% van elke betaling apart in een buffer-rekening.

Valkuil 3 — Te goedkoop beginnen

Veel ZZP-monteurs prijzen zich te laag in het eerste jaar uit angst geen klanten te krijgen. Maar te goedkoop trekt verkeerde klanten aan en je verdient niet genoeg om door te groeien.

Kijk wat lokale concurrenten rekenen en ga niet ver daaronder zitten. Als kleine garage zit je vaak rond een paar tientjes lager per uur dan grote dealers, niet drastisch lager.

Valkuil 4 — Privé en zakelijk mengen

Pin tankbeurt voor privé op zakelijke pas? Belastingdienst krijgt later boze vragen. Hou het strikt gescheiden vanaf dag 1.

Wat als je vast loopt?

• BOVAG (brancheorganisatie) — lidmaatschap kost geld maar geeft toegang tot templates, juridische hulp en netwerken in de branche
• Belastingdienst startersinformatie (gratis)
• Lokale ondernemersvereniging — netwerken kost niets

De essentie

Een garage starten is geen rocket science. KvK, bankrekening, verzekering, software, eerste factuur: binnen 2 weken kan het. Het belangrijkste: meteen goed beginnen met software en boekhouding. Achteraf rechtbreien is altijd duurder dan vooraf goed regelen.